Trend Micro Europe
Oświadczenie o prywatności danych uzyskiwanych w procesie rekrutacji

1. Wprowadzenie

Szanujemy prawo prywatności osób, dlatego dane osobowe przetwarzamy w sposób odpowiedzialny i zgodny z obowiązującym prawem. Ważne jest, aby uważnie przeczytać wszystkie te informacje, ponieważ określają one, w jaki sposób dany podmiot Trend Micro Europe:

  • Trend Micro Emea Limited
  • Trend Micro France S.A
  • Trend Micro (UK) Ltd
  • Trend Micro Deutschland GmbH
  • Trend Micro Italy S.r.l.
  • Trend Micro (Irlandia) Limited
  • Trend Micro Schweiz GmbH

(„Firma”, „my” lub „nas”) przetwarza dane osobowe użytkownika, gdy ubiega się on o pracę lub inne stanowisko w naszej firmie oraz prawa użytkownika w związku z tymi informacjami. Termin „osoby ubiegające się o pracę” jest używany w niniejszym Powiadomieniu w odniesieniu do każdego, kto ubiega się o stanowisko lub został skierowany na stanowisko przez pracownika Trend Micro lub kto w inny sposób stara się wykonywać pracę u nas lub dla nas (niezależnie od tego, czy trwale, czy nietrwale). Termin zarejestrowany się jest używany w niniejszym Powiadomieniu w odniesieniu do każdego, kto tworzy profil na platformie.

Wątpliwości, uwagi i pytania w związku z niniejszym Oświadczeniem prosimy wysyłać przy użyciu danych kontaktowych podanych w punkcie 8.

2. Rodzaje danych osobowych, które gromadzimy, gdy użytkownik aplikuje lub tworzy profil

Informacje zbierane automatycznie

Możesz odwiedzić sekcję rekrutacyjną na naszej stronie internetowej i szukać pracy bez podawania  tutaj danych osobowych.

Należy jednak pamiętać, że podczas każdej wizyty w naszej witrynie automatycznie zbieramy pewne informacje dotyczące urządzenia użytkownika. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oświadczeniu dotyczącym prywatności użytkowników naszej witryny pod adresem www.trendmicro.com/privacy.

Dane osobowe zbierane od użytkownika

Rodzaje danych osobowych, które gromadzimy i przetwarzamy, gdy aplikujesz na stanowisko, są polecane przez pracownika Trend Micro lub tworzymy profil w Firmie (oraz w trakcie procesu rekrutacji, jeśli dotyczy) obejmują (między innymi):

  • Dane identyfikacyjne i dane kontaktowe  – w tym imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe, płeć, data urodzenia, narodowość, identyfikatory krajowe (takie jak krajowy dokument tożsamości/paszport, numer(y) ubezpieczenia społecznego). Ponadto możemy poprosić o okazanie paszportu, aby zarezerwować podróż w ramach procesu rekrutacji.
  • Historia zatrudnienia  — np. poprzedni pracodawcy i stanowiska.
  • Informacje ogólne  – takie jak kwalifikacje akademickie/zawodowe, kwalifikacje zawodowe, wykształcenie, szczegóły zawarte w CV/życiorysie (które mogą obejmować szczegóły dotyczące członkostwa lub zainteresowań stanowiących Wrażliwe dane osobowe), transkrypcje i referencje.
  • Szczegółowe informacje na temat  wyznaczonych osób udzielających referencji  (w tym ich imię i nazwisko, dane kontaktowe, pracodawca i stanowisko).
  • Szczegóły dotyczące statusu  imigracyjnego/wizy.
  • do Grupy Spółki i/lub historii zatrudnienia w Grupie Spółki.
  • Inne informacje, które dobrowolnie podajesz w  trakcie procesu, w tym za pośrednictwem centrów oceny/ćwiczeń i rozmów kwalifikacyjnych.

Zasadniczo w procesie rekrutacji staramy się nie gromadzić ani nie przetwarzać żadnych z następujących informacji: informacje ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, polityczne lub filozoficzne bądź przynależność do związków zawodowych; dane genetyczne; dane biometryczne w celu jednoznacznej identyfikacji; lub informacje dotyczące zdrowia/życia seksualnego („Wrażliwe dane osobowe”), chyba że jest to dozwolone przez prawo lub konieczne do zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

Jednakże w pewnych uzasadnionych przypadkach podczas rekrutacji możemy zbierać lub poprosić o dobrowolne ujawnienie pewnych wrażliwych danych osobowych, na przykład:

  • informacji na temat pochodzenia rasowego lub etnicznego, płci oraz niepełnosprawności w celu zapewnienia równych szans wszystkim kandydatom, spełnienia wymogów przepisów antydyskryminacyjnych oraz ze względu na obowiązki sprawozdawcze wobec rządu (sprawozdania sporządzone w takiej sytuacji nie identyfikują bezpośrednio żadnej osoby);
  • informacji o stanie fizycznym i psychicznym w celu zakwaterowania na czas dalszych etapów rekrutacji i ewentualnie określenia zdolności do pracy na danym stanowisku.

W procesie rekrutacji kandydat może dobrowolnie ujawnić inne wrażliwe dane osobowe.

Dane osobowe zbierane z innych źródeł zależnie od zakresu obowiązków

  • Referencje udzielone przez inne osoby.
  • Inne informacje ogólne udzielone lub potwierdzone przez instytucje akademickie, agencje szkoleniowe lub certyfikacyjne i (w niektórych przypadkach) organizatorów testów (np. oceny skuteczności sprzedaży lub umiejętności technicznych).
  • Dane z rejestrów skazanych uzyskane w procesie kontroli pod kątem karalności.
  • Informacje dostarczone przez agencje prześwietlania kandydatów i innych zewnętrznych właścicieli baz danych (agencje informacji kredytowej i rejestry sankcji karnych związanych z wykonywaniem działalności zawodowej lub innej).
  • Informacje dostarczane przez agencje rekrutacji lub executive search.
  • Informacje dostępne publicznie, m.in. w mediach społecznościowych i innych źródłach internetowych.

(W każdym przypadku zgodnie z obowiązującym prawem).

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Głównym celem zbierania przez nas tych danych osobowych i wrażliwych danych osobowych jest realizacja procesu rekrutacji — w szczególności ocena kwalifikacji kandydata pod kątem przydatności do pracy na danym stanowisku i podjęcie decyzji o zatrudnieniu. Obejmuje to ocenę Twoich umiejętności, kwalifikacji i doświadczenia na danym stanowisku, weryfikację Twoich informacji, przeprowadzanie naszych weryfikacji referencji lub weryfikacji danych (w stosownych przypadkach) oraz ogólne zarządzanie procesem zatrudniania i komunikację z Tobą na jego temat. Używamy go również do pomocy w planowaniu organizacyjnym i wywiązywaniu się ze zobowiązań prawnych (pełniejsze informacje poniżej).

Jeśli kandydatura zostanie przyjęta, informacje zebrane w procesie rekrutacji zostaną wykorzystane podczas wdrażania do obowiązków służbowych (w tym do zapewnienia dostępu do systemów i wstępnego przygotowania), wprowadzone do akt pracowniczych oraz będą przetwarzane zgodnie z naszym Oświadczeniem o prywatności danych pracowników.

4. Komu udostępniamy dane osobowe i zasady dotyczące wysyłania ich za granicę

Dane osobowe udostępniamy tylko osobom, które potrzebują tego ze względu na zakres wykonywanych obowiązków oraz osobom z firm należących do grupy Trend Micro lub stronom trzecim, które mają rzeczywisty cel ich przetwarzania. Podczas udostępniania danych osobowych stronom trzecim wdrażamy odpowiednie środki pozwalające zapewnić, że będą one wykorzystywane zgodnie z niniejszym Oświadczeniem oraz w sposób bezpieczny i poufny.

Przesyłanie do osób w firmach należących do grupy Trend Micro

Możemy przekazywać Twoje dane osobie z jednej z firm z grupy Trend Micro spoza EOG, gdzie kierownik ds. rekrutacji ma siedzibę poza EOG.

Przesyłanie do usługodawców zewnętrznych

Pewne dane osobowe możemy udostępniać stronom trzecim, które świadczą usługi związane z procesem rekrutacji, w tym:

  • dostawcy usług testowania i weryfikacji technicznej
  • stronom trzecim prowadzącym przesiewowe badania zdrowotne kandydatów;
  • agencjom rekrutacji i pozyskiwania kandydatów na wysokie stanowiska zaangażowanym w proces rekrutacji;
  • agencjom oferującym usługi wszechstronnego sprawdzania kandydatów i kontroli pod kątem karalności;
  • dostawcom rozwiązań do przechowywania danych, usług współdzielonych i platform rekrutacyjnych, deweloperom systemów IT oraz dostawcom usług wsparcia i hostingowych, których usługi wykorzystujemy w celu prowadzenia naszej witryny rekrutacyjnej;
  • stronom trzecim świadczącym usługi wsparcia i doradztwa w zakresie porad prawnych, finansowych i kontrolnych, na temat zarządzania, ubezpieczeniowych oraz zdrowotnych i dotyczących bezpieczeństwa;

Aby uzyskać pełną listę stron trzecich, którym mogą zostać przekazane Twoje dane osobowe w związku z konkretnym wnioskiem, skontaktuj się z personelem ds. rekrutacji Trend Micro.

Trend Micro może z czasem zmieniać dostawców usług, ale zawsze będziemy starać się zapewnić, że wszystkie strony trzecie, które przetwarzają dane osobowe użytkownika lub wrażliwe dane osobowe, które użytkownik zdecyduje się podać, będą przetwarzać dane osobowe użytkownika w sposób zgodny z niniejszą Informacją i obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Aby uzyskać więcej informacji na temat naszych usługodawców i partnerów, prosimy o kontakt przy użyciu danych zamieszczonych w punkcie 8.

Ponadto dane osobowe możemy udostępniać stronom trzecim opierając się na innych podstawach prawnych, m.in.:

  • Gdy właściciel danych wyrazi zgodę.
  • W celu wypełnienia prawnych zobowiązań i obowiązków, takich jak zapewnienie zgodności z przepisami prawa, wypełnienie postanowień rozporządzenia bądź dotrzymanie warunków umowy, odpowiedź na wezwanie sądowe, spełnienie wymogów procedury administracyjnej lub sądowej, takiej jak m.in. wezwanie do sądu, kontrola rządowa czy przeszukanie na podstawie nakazu;
  • W odpowiedzi na uzasadnione prawnie żądania władz państwowych (w tym w związku ze sprawami podatkowymi, imigracyjnymi, dotyczącymi bezpieczeństwa narodowego, dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa lub egzekwowaniem prawa);
  • W celu ustalenia, wykonania lub obrony swoich interesów w przypadku potencjalnych, zagrażających lub rzeczywistych roszczeń prawnych;
  • W razie potrzeby w celu ochrony żywotnych interesów użytkownika lub innej osoby. 

W niektórych przypadkach opisane powyżej udostępnianie może skutkować przekazywaniem danych osobowych użytkownika za granicę, w tym z Wielkiej Brytanii lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego do kraju poza tym krajem. W krajach tych może obowiązywać inne prawo ochrony danych osobowych niż w kraju właściciela danych (i w niektórych przypadkach może być mniej restrykcyjne).

Niektórzy z naszych zewnętrznych dostawców usług działają na całym świecie. Oznacza to, że gdy gromadzimy dane osobowe użytkownika, możemy je przetwarzać w krajach poza Wielką Brytanią/UE, które mogą nie być uznane za zapewniające taką samą ochronę na mocy przepisów o ochronie danych.


Wdrożyliśmy jednak odpowiednie zabezpieczenia, aby wymagać ochrony Pana/Pani danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją. Oto one:

  • wdrażanie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (zgodnie z art. 46.2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych);

Nasze standardowe klauzule umowne można dostarczyć na żądanie.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Podstawy prawne, na których opieramy przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji, obejmują:

  • nasze uzasadnione interesy (podsumowane powyżej w punkcie 3) (które nie są nadrzędne w stosunku do interesów użytkownika w zakresie ochrony danych ani podstawowych praw i wolności, w szczególności biorąc pod uwagę zabezpieczenia, które wprowadziliśmy, na przykład te opisane w punkcie 4 powyżej);
  • w celu wywiązania się z obowiązujących zobowiązań prawnych, w tym przepisów imigracyjnych, BHP i/lub przepisów prawa pracy;
  • podjąć kroki przed zawarciem z Tobą umowy o pracę, gdy rozważa się zatrudnienie;
  • przypadki publicznego ujawnienia danych przez ich właściciela;
  • gdy mamy zgodę właściciela danych. W każdym przypadku, w którym poprosiliśmy o zgodę na przetwarzanie danych osobowych, właściciel tych danych ma prawo tę zgodę wycofać w dowolnym momencie;
  • w celu ochrony praw i interesów Grupy Spółki, naszych pracowników, kandydatów do pracy i innych osób, zgodnie z wymogami i zezwoleniami obowiązującego prawa.

Kandydat może odmówić przekazania nam swoich danych osobowych. Jeśli jednak nie wskazano inaczej, w przypadku, gdy prosimy o informacje, konieczne jest spełnienie wymogów prawnych lub rozważenie, czy zawrzeć z Tobą umowę o pracę (lub zawrzeć taką umowę, która ma zastosowanie do złożonej oferty).

W razie niejasności lub w celu uzyskania dalszych informacji na temat podstaw prawnych, na których opieramy zbieranie danych osobowych, prosimy o kontakt przy użyciu danych kontaktowych podanych w punkcie 8.

6. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem przez czas niezbędny do przeprowadzenia czynności opisanych w niniejszym Oświadczeniu lub inny wymagany przez odpowiednie przepisy prawa. Oznacza to, że dane osobowe (i wrażliwe dane osobowe) będą przechowywane

Kandydaci do pracy:

  • przez czas określony w Oświadczeniu o prywatności danych pracowników naszej Firmy (gdy dana osoba zostaje członkiem naszej kadry pracowników);
  • zgodnie z wymogami ustawowymi lub prawa pracy, jeśli podanie o pracę zostanie rozpatrzone negatywnie, chyba że dana osoba wyrazi zgodę na przechowywanie jej danych przez dłuższy czas. Jeśli chcesz wycofać swoją zgodę na udział w puli kandydatów, skontaktuj się z nami.
  • Informacje o zgłoszeniach będą przechowywane przez okres do jednego (1) roku. 

Osoby dokonujące rejestracji bez ubiegania się o pracę:

  • przez okres 1 roku od utworzenia konta

7. Przysługujące prawa dotyczące prywatności danych

Użytkownik może skorzystać z praw przysługujących mu na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych w następujący sposób:

  • Jeśli użytkownik chce zażądać dostępu, poprawienia lub usunięcia swoich danych osobowych lub ich aktualizacji, może to zrobić w dowolnym momencie, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych podanych poniżej.
  • Mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych osobowych, poprosić nas o ograniczenie ich przetwarzania lub zażądać ich przeniesienia. Mogą Państwo skorzystać z tych praw, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych podanych w punkcie 8 poniżej.
  • Jeśli zebraliśmy i przetwarzamy dane osobowe użytkownika za jego zgodą, użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych przed jego nastąpieniem ani nie dotyczy przetwarzania danych osobowych na innej podstawie prawnej niż zgoda wyrażona przez właściciela.
  • Użytkownik ma prawo złożyć skargę do organu ochrony danych na temat gromadzenia i wykorzystywania przez nas jego danych osobowych. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z miejscowym organem ochrony danych osobowych. (Dane kontaktowe organów ochrony danych w Wielkiej Brytanii, Europejskim Obszarze Gospodarczym, Szwajcarii i niektórych krajach pozaeuropejskich są dostępne w Internecie)

 Odpowiadamy na wszystkie prośby osób, które chcą skorzystać z przysługujących im praw do ochrony danych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

8. Dane kontaktowe

Wszelkie pytania lub wnioski związane z niniejszym Powiadomieniem prosimy kierować do lokalnego działu kadr lub do naszego Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (DPO).

Nasze aktualne dane kontaktowe DPO są udokumentowane poniżej;

Dla Europy

Lianne Harcup
Median House
IDA Business & Technology Park
Model Farm Road
Cork
Irlandia
Telefon: +44 203 54 93 304
Adres e-mail: GDPR@Trendmicro.com

Tylko w Niemczech

HEC Harald Eul Consulting GmbH

Auf jeer Höhe 34
50321 Brühl
Adres e-mail: Datenschutz-TrendMicro@he-c.de