Globale Trend Micro Datenschutzrichtlinie zur Rekrutierung (September 2019)

1. Einführung

Trend Micro respektiert die Datenschutzrechte von Personen und ist der verantwortungsbewussten Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechend den geltenden Gesetzen verpflichtet. Es ist wichtig, dass Sie diese Richtlinie („Richtlinie“) sorgfältig lesen. Sie beschreibt, wie Trend Micro („Unternehmen“) (ausgenommen dessen EU-Entitäten, die Daten von Personen aus der EU verarbeiten; diese unterliegen einer eigenen EU-Richtlinie) Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn Sie sich für eine Stelle oder eine andere Rolle bei dem Unternehmen bewerben. Darüber hinaus beschreibt sie Ihre Rechte in Verbindung mit diesen Daten. Der Begriff „Bewerber“ in dieser Richtlinie bezeichnet alle Personen, die sich bei Trend Micro für eine Stelle oder Rolle bewerben oder auf andere Weise für das Unternehmen tätig werden möchten (dauerhaft oder nicht dauerhaft). Der Begriff „registrierte Person“ in dieser Richtlinie bezeichnet alle Personen, die auf der Plattform ein Profil erstellen.

Bei Zweifeln, Kommentaren oder Fragen zu dieser Richtlinie nehmen Sie bitte Kontakt mit Trend Micro auf. Sie finden die entsprechenden Kontaktdetails im Abschnitt 8 weiter unten.

2. Personenbezogene Daten, die Trend Micro sammelt, wenn Sie sich bewerben oder ein Profil erstellen

Daten, die Trend Micro automatisch sammelt

Sie können hier den Rekrutierungsabschnitt für Ihre Region auf der Website aufrufen und nach Stellen suchen, ohne personenbezogene Daten bereitzustellen.

Trend Micro erfasst jedoch automatisch bestimmte Informationen aus Ihrem Gerät, wenn Sie die Website aufrufen.  Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie für die Verwendung der Website unter www.trendmicro.com/privacy.

Personenbezogene Daten, die über Sie gesammelt werden

Zu den personenbezogenen Daten, die Trend Micro sammelt und verarbeitet, wenn Sie sich für eine Stelle oder Rolle bewerben oder ein Profil erstellen (und während des Rekrutierungsprozesses, wenn zutreffend) gehören (ohne hierauf begrenzt zu sein):

• Daten zur Identifizierung und Kontaktdetails – Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit/en und nationale Identifikationsnummern (wie Personalausweis- oder Sozialversicherungsnummer); möglicherweise auch Ihr Reisepass, wenn Reisen im Rahmen des Rekrutierungsprozesses erforderlich sind
• Beschäftigungsverlauf – frühere Arbeitgeber und Stellenbezeichnungen/Positionen
• Hintergrundinformationen – akademische/berufliche Qualifikationen, Qualifikationen aufgrund früherer Tätigkeiten, Bildungsabschluss, Details im Lebenslauf (auch Details zu Mitgliedschaften oder Interessen einschließlich sensibler personenbezogener Daten), Transkripts und Empfehlungen
• Details zu Ihren Referenzen – einschließlich Name, Kontaktdetails, Arbeitgeber und Stellenbezeichnung oder Tätigkeit
• Details zum Immigrations-/Visumsstatus
• Bewerbungen/Rollen – Informationen zu früheren Bewerbungen beim Unternehmen oder dessen Tochtergesellschaften und/oder zu früheren Beschäftigungen beim Unternehmen oder dessen Tochtergesellschaften
• Daten, die Sie während des Prozesses freiwillig bereitstellen, auch über Assessment-Center/-Tests und Interviews
   

Nach einer allgemeinen Regel versucht Trend Micro, während des Rekrutierungsprozesses keine der folgenden Daten zu sammeln oder zu verarbeiten: Daten zu Ihrer ethnischen Herkunft, zu Ihren religiösen, politischen oder philosophischen Ansichten oder zu Mitgliedschaften in Gewerkschaften; genetische Daten; biometrische Daten, die zum Zweck der eindeutigen Identifizierung erfasst wurden; Daten zu Ihrer Gesundheit oder Ihrer sexuellen Orientierung („sensible personenbezogene Daten“), es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig oder zur Einhaltung geltender Gesetze notwendig.

Wenn erforderlich, darf Trend Micro zu legitimen rekrutierungsbezogenen Zwecken einige sensible personenbezogene Daten sammeln oder deren freiwillige Offenlegung fordern, etwa:

• Informationen zur ethnischen Herkunft, zum Geschlecht und zu Behinderungen, die dazu dienen, Gleichbehandlungsanforderungen zu erfüllen, Antidiskriminierungsgesetze einzuhalten und Berichtspflichten an Behörden einzuhalten (durch derartige Berichte wären Sie nicht direkt zu identifizieren)
• Informationen zu Ihrer physischen oder geistigen Verfassung, um den Rekrutierungsprozess und/oder die anschließende Tätigkeit entsprechend anzupassen.
   

Während des Rekrutierungsprozesses können Sie freiwillig weitere sensible personenbezogene Daten bereitstellen.

Aus anderen Quellen gesammelte personenbezogene Daten, wenn sie für die Rolle erforderlich sind:

• Empfehlungen
• Hintergrundinformationen, die akademische Einrichtungen, Schulungs- oder Zertifizierungsanbieter und (in einigen Fällen) Testanbieter (z. B. Tests in Bezug auf technische oder Vertriebsfähigkeiten) bereitstellen
• Strafregisterdaten nach Prüfung von Strafregistern
• Daten, die Agenturen für Hintergrundprüfungen und andere externe Datenbanken liefern, etwa Agenturen für die Prüfung der Kreditwürdigkeit, Berufsstands- oder andere Sanktionsregister
• Daten, die Rekrutierungsagenturen oder Anbieter für die Suche nach Führungskräften bereitstellen
• Daten aus öffentlich verfügbaren Quellen, etwa aus Social-Media-Plattformen, oder online verfügbare Informationen

(Dies gilt jeweils, soweit es zulässig ist und geltenden Gesetzen entspricht.)

3. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Trend Micro sammelt und verwendet diese (sensiblen) personenbezogenen Daten primär zu Rekrutierungszwecken. Sie dienen dazu, Ihre Eignung für eine Beschäftigung zu ermitteln und eine Entscheidung über die Einstellung zu treffen. Dies umfasst die Bewertung Ihrer Fähigkeiten, Ihrer Qualifikationen und Ihres Hintergrunds in Bezug auf eine bestimmte Rolle. Außerdem beinhaltet es die Prüfung Ihrer Daten, die Prüfung von Empfehlungen, Hintergrundprüfungen (wenn zutreffend), die allgemeine Verwaltung des Einstellungsverfahrens und die dazu gehörende Kommunikation mit Ihnen. Trend Micro verwendet die Daten außerdem zur Unterstützung der organisatorischen Planung und zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen (die unten detaillierter beschrieben werden).

Wenn Sie für eine Rolle im Unternehmen akzeptiert wurden, dienen die im Rahmen des Rekrutierungsprozesses gesammelten Daten zur Unterstützung des Onboardings (einschließlich der Einrichtung des Zugriffs auf Systeme und der Vorbereitung der Einarbeitung). Sie werden zu einem Bestandteil Ihrer ständigen Personalakte und entsprechend der Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter verarbeitet.  

4. Personen, mit denen Trend Micro Ihre personenbezogenen Daten teilt; Übertragungen ins Ausland

Trend Micro sorgt dafür, dass nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die diesen für die Ausführung ihrer Aufgaben und Pflichten benötigen; dies gilt auch für Personen in einem Unternehmen der Trend Micro Gruppe oder bei Dritten, die einen legitimen Grund dafür haben. Wenn einem Dritten Zugriff auf personenbezogene Daten gewährt wird, implementiert Trend Micro angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Daten entsprechend dieser Richtlinie verwendet werden und Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleiben.

Übertragungen an Personen in einem Unternehmen der Trend Micro Gruppe

Trend Micro überträgt Ihre Daten möglicherweise an eine Person bei einem Trend Micro Tochterunternehmen außerhalb des Landes, in dem Sie ansässig sind, wenn sich der Rekrutierungsmanager in einem anderen Land befindet.

Übertragungen an externe Dienstleister

Trend Micro stellt möglicherweise bestimmte personenbezogene Daten Dritten zur Verfügung, die Services im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess liefern, darunter:

• Anbieter von Services im Bereich technischer Tests und Prüfungen  
• Dritte, die Gesundheitsprüfungen/-berichte zu Bewerbern liefern
• Agenturen im Bereich Rekrutierung oder Führungskräftesuche, die an Ihrer Rekrutierung beteiligt sind
• Anbieter von Hintergrundprüfungen und Agenturen, die die Prüfung relevanter Strafregister durchführen
• Anbieter in den Bereichen Datenspeicherung, gemeinsam genutzter Services und Rekrutierungsplattformen, IT-Entwickler, Supportanbieter und Anbieter von Hosting-Services im Zusammenhang mit der Trend Micro Website für Stellenangebote
• Dritte, die Unterstützung und Beratung in den Bereichen Recht, Finanzen, Audits, Managementberatung, Versicherungen, Gesundheit und Sicherheit bereitstellen
   

Die vollständige Liste der Anbieter, die für Ihre spezifische Bewerbung relevant sind, erhalten Sie von den Mitarbeitern bei Trend Micro Recruitment in Ihrer Region.

Diese Dienstleister werden möglicherweise von Zeit zu Zeit gewechselt. Trend Micro ist jedoch stets bestrebt, sicherzustellen, dass Dritte Ihre personenbezogenen Daten oder sensiblen personenbezogenen Daten entsprechend dieser Richtlinie und den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten.  Wenn Sie weitere Informationen zu Dienstleistern und Partnern benötigen, nehmen Sie bitte unter Verwendung der Angaben in Abschnitt 8 Kontakt mit Trend Micro auf.

Trend Micro legt personenbezogene Daten möglicherweise auch aus anderen gesetzlichen Gründen Dritten gegenüber offen:

• Eingang Ihrer Zustimmung
• Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, etwa (wenn notwendig) der Befolgung von Gesetzen und Vorschriften, der Erfüllung von Verträgen oder der Reaktion auf gerichtliche Anordnungen, Verwaltungsverfahren oder Gerichtsverfahren, einschließlich (ohne hierauf beschränkt zu sein) Vorladungen, Audits durch Behörden oder Durchsuchungsbefehlen
• Reaktion auf rechtmäßige Anfragen öffentlicher Stellen, einschließlich Anfragen in den Bereichen Steuern, Immigration, Gesundheit und Sicherheit, nationale Sicherheit oder Strafverfolgung
• Begründung, Ausübung oder Verteidigung in Bezug auf potenzielle, angedrohte oder tatsächliche rechtliche Ansprüche, wie notwendig
• Schutz wesentlicher Interessen Ihrerseits oder der wesentlichen Interessen einer anderen Person
   

In einigen Fällen kann die oben beschriebene Weitergabe dazu führen, dass Ihre personenbezogenen Daten international übertragen werden. Die Datenschutzgesetze dieser Länder unterscheiden sich möglicherweise von den Gesetzen Ihres Landes –und bieten möglicherweise in einigen Fällen nicht den gleichen Grad an Schutz.

Insbesondere die externen Dienstleister sind weltweit tätig.  Das bedeutet, dass die personenbezogenen Daten, die Trend Micro über Sie sammelt, möglicherweise in diesen Ländern verarbeitet werden.

Trend Micro hat jedoch angemessene Vorsichtsmaßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten entsprechend dieser Richtlinie geschützt bleiben. Dazu gehört die:

• Implementierung der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (gemäß Artikel 46.2 der Datenschutz-Grundverordnung); die gruppeninternen Vereinbarungen, die Standardvertragsklauseln von Trend Micro enthalten, können auf Anfrage bereitgestellt werden.
   

5. Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zu den gesetzlichen Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses gehören:

• Trend Micros legitime Interessen (wie oben in Abschnitt 3 zusammengefasst), die nicht von Ihrem Interesse am Schutz Ihrer Daten oder von Grundrechten und -freiheiten außer Kraft gesetzt werden, insbesondere unter Berücksichtigung der von Trend Micro ergriffenen Vorsichtsmaßnahmen wie etwa in Abschnitt 4 oben beschrieben
• Einhaltung geltender gesetzlicher Verpflichtungen, einschließlich Verpflichtungen in den Bereichen Immigration, Gesundheit und Sicherheit und/oder Arbeitsrecht und Arbeitsvorschriften
• Ausführung von Schritten vor Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen, wenn Sie für eine Beschäftigung in Betracht gezogen werden
• Fälle, in denen Sie die Daten öffentlich gemacht haben
• Eingang Ihrer Zustimmung zur Verarbeitung; jederzeit widerrufbar, wenn Trend Micro Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten angefordert hat
• Schutz der Rechte und Interessen des Unternehmens sowie von Tochtergesellschaften, Mitarbeitern, Bewerbern und anderen Personen, wie nach den geltenden Gesetzen erforderlich und zulässig
   

Sie können sich dafür entscheiden, Trend Micro keine personenbezogenen Daten bereitzustellen.  Wenn nicht anders angegeben, fordert Trend Micro Daten von Ihnen an, um eine gesetzliche Bestimmung zu erfüllen, ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen in Betracht zu ziehen oder einzugehen. 

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu der rechtlichen Grundlage benötigen, anhand der Trend Micro Ihre personenbezogenen Daten sammelt und verwendet, nehmen Sie bitte unter Verwendung der Kontaktdetails in Abschnitt 8 Kontakt auf.

6. Datenaufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten werden den geltenden Gesetzen entsprechend gespeichert und so lange aufbewahrt, wie es die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke oder andere geltende Gesetze erfordern. Das bedeutet, dass Ihre (sensiblen) personenbezogenen Daten folgendermaßen aufbewahrt werden.

Bewerber:

• entsprechend den Aufbewahrungsfristen, die in der Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter des Unternehmens beschrieben werden (wenn Sie Mitarbeiter des Unternehmens werden);
• entsprechend den gesetzlichen oder arbeitsrechtlichen Bestimmungen, wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war; es sei denn, Sie stimmen einer längeren Aufbewahrungsfrist zu.
  
  

Registrierte Personen, die sich nicht für eine Rolle bewerben:

• für einen Zeitraum von 1 Jahr im Anschluss an die Registrierung.
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7. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben möglicherweise nach den in Ihrem Land geltenden Gesetzen Rechte, Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten auszuüben. Dazu können gehören:

• Das Recht, den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, deren Korrektur, deren Löschung oder deren Aktualisierung zu verlangen. Sie können dieses Recht jederzeit ausüben, indem Sie unter Verwendung der unten angegebenen Details Kontakt aufnehmen. 
• Das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, Trend Micro aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, oder die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern. Sie können diese Rechte ausüben, wenn zutreffend, indem Sie unter Verwendung der in Abschnitt 8 bereitgestellten Details Kontakt mit Trend Micro aufnehmen.
• Wenn Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung gesammelt und verarbeitet wurden, haben Sie das Recht, Ihre Zustimmung jederzeit zu widerrufen.  Der Widerruf Ihrer Zustimmung wirkt sich nicht auf die Gesetzmäßigkeit einer Verarbeitung Ihrer Daten aus, die Trend Micro vor Ihrem Widerruf durchgeführt hat, oder auf eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund anderer gesetzmäßiger Gründe für die Verarbeitung als Ihrer Zustimmung durchgeführt wurde.
• Bewerber im Europäischen Wirtschaftsraum oder in Ländern, in denen die geltenden Gesetze die gleichen Rechte gewähren, haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über die Sammlung und Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.  Weitere Informationen erhalten Sie von der Datenschutzbehörde vor Ort. Die Kontaktdetails der Datenschutzbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz und in bestimmten Ländern außerhalb Europas sind im Internet verfügbar.
   

Trend Micro beantwortet alle Anfragen von Personen, die ihre Datenschutzrechte entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen ausüben möchten.

8. Kontaktdetails

Bitte senden Sie Fragen oder Anfragen in Bezug auf diese Richtlinie an die Personalabteilung vor Ort oder an folgende Kontaktadresse:

Nord- und Lateinamerika
Trend Micro Privacy Program
Trend Micro Incorporated
c/o Legal Department
225 East John Carpenter Freeway
Suite 1500
Irving
TX 75062
USA

E-Mail: legal_notice@trendmicro.com