Aviso Global de Privacidad de Reclutamiento de Trend Micro (Septiembre de 2019)

Recruitment Privacy Notice

1. Introducción

Respetamos los derechos de privacidad de los individuos, y estamos comprometidos con un manejo de la información personal responsable y conforme a la ley. Es importante que lea todo este Aviso (el “Aviso”) de forma cuidadosa ya que detalla cómo es que Trend Micro  ("la Empresa", o "nosotros") (excluyendo a las entidades de la Unión Europea que lidian con candidatos de la Unión Europea, quienes están regidos por un Aviso para la Unión Europea) maneja su información personal cuando aplica a una vacante u otro rol con nosotros y los derechos que usted tiene en conexión con esta información.  El término "aplicante" se utiliza en este Aviso para referirse a cualquiera que aplique para un puesto, o para quien busca realizar trabajo con o para nosotros (ya sea de forma permanente o temporal). El término “registrante” se utiliza en este Aviso para referirse a cualquiera que cree un perfil en la plataforma.

En caso de dudas, o si tiene cualquier comentario o pregunta acerca de este Aviso, por favor contáctenos utilizando los detalles de contacto que se encuentran más abajo en la Sección 8.

2. Tipos de información personal que recolectamos cuando usted aplica o crea un perfil

Información que recolectamos automáticamente

Puede visitar la sección de reclutamiento de su región en nuestro sitio web y buscar trabajos sin ofrecer información personal aquí.

Sin embargo, sí recolectamos cierta información automáticamente de su dispositivo cuando visita nuestro sitio web.  Para mayor información, por favor vea el aviso de privacidad que aplica al uso de nuestro sitio web www.trendmicro.com/privacy.

Información personal recolectada de usted

Los tipos de información personal que recolectamos y procesamos cuando aplica para un puesto o crea un perfil con la Empresa (y durante nuestro proceso de reclutamiento en caso de que aplique) incluye (pero no está limitado a):

  • Datos de identificación y contacto: incluyendo su nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono y otra información de contacto, género, fecha de nacimiento, nacionalidad(es), identificaciones nacionales (como pasaporte, número de seguridad social). También podríamos requerir de su pasaporte para reservar cualquier tipo de viaje requerido por el proceso de reclutamiento.
  • Historial de empleo: como empleadores anteriores y posiciones/puestos anteriores.
  • Antecedentes: como calificaciones académicas/profesionales, educación, detalles incluidos en su CV (el cual puede incluir detalles de cualquier membresía o interés que pudiese clasificar como Información Personal Sensible), transcripts y referencias de empleo.
  • Detalles de sus referees nominados (incluyendo su nombre, detalles de contacto, empleador y puesto).
  • Detalles de su estatus de inmigración/visa.
  • Aplicaciones/roles anteriores (información relacionada con aplicaciones previas a la Empresa o a sus afiliados y/o cualquier historia previa de empleo con la Empresa o sus afiliados.
  • Otra información que ofrezca de manera voluntaria durante el proceso, incluyendo a través de centros de assessment, ejercicios y entrevistas.
     

Como regla general, durante el proceso de reclutamiento tratamos de no recolectar o procesar cualquiera de lo siguiente: información que revele origen racial o étnico, creencias religiosas, políticas o filosóficas, o pertenencia a sindicatos; datos genéticos, datos biométricos con el propósito de identificación única; o información acerca de su salud o vida sexual ("Información Personal Sensible"), a menos de que sea autorizado por la ley o sea necesario para hacer cumplir la ley aplicable.

Sin embargo, cuando sea requerido podríamos necesitar recolectar o requerir que se revele de manera voluntaria algún tipo de Información Personal Sensible con fines legítimos de reclutamiento, por ejemplo:

  • información sobre su origen étnico o racial, género y discapacidades con el fin de monitoreo de igualdad de oportunidades, para hacer cumplir las leyes anti-discriminación y las obligaciones de información al gobierno (cualquier reporte producido por nosotros en este contexto no lo identificará directamente); o
  • información acerca de su condición física o mental para considerar adaptaciones al proceso de reclutamiento y/o al rol de trabajo subsecuente.
     

Puede ofrecer, de manera voluntaria, otra Información Personal Sensible durante el proceso de reclutamiento.

La información personal recopilada de otras formas si es requerida por el rol

  • Referencias ofrecidas por referees.
  • Otros antecedentes ofrecidos o confirmados por instituciones académicas, proveedores de capacitación y certificaciones y (en algunos casos) proveedores de pruebas (por ejemplo, ventas o evaluaciones técnicas).
  • Datos de historial criminal obtenidos a través de verificaciones de antecedentes penales.
  • Información ofrecida por agencias de verificación de antecedentes y otros titulares de bases de datos externas (por ejemplo, agencias de referencia de crédito y otros registros profesionales / de otros tipos de sanciones).
  • Información ofrecida por agencias de reclutamiento o búsqueda de ejecutivos.
  • Información recopilada de fuentes públicas, incluyendo redes sociales o otro tipo de información disponible en línea.

(en cada caso, donde sea permisible y esté alineado con la ley aplicable).

3. Propósitos para el procesamiento de la información personal

Recopilamos y utilizamos esta información e Información Personal Sensible principalmente para fines de reclutamiento, en particular, para determinar sus calificaciones para el empleo y para alcanzar una decisión de contratación. Esto incluye la evaluación de sus habilidades, calificaciones y antecedentes para un rol en particular, verificar su información, realizar revisiones de referencias o de antecedentes (en caso de que aplique) y para gestionar de forma general el proceso de contratación y comunicarse con usted al respecto. También la utilizamos para asistir en la planeación organizacional y para cumplir con las obligaciones legales (detalladas más abajo).

Si es aceptado para un rol en la Empresa, la información que se recolectó durante el proceso de reclutamiento será utilizada para asistir con el proceso de on-boarding (incluyendo establecer accesos al sistema y prepararlo para la inducción), formará parte de su registro continuo como parte del personal y será procesado de acuerdo con nuestro Aviso de Privacidad para el Personal.  

4. Con quién compartimos su información personal y qué es lo que transferimos fuera del país

Tenemos cuidado de permitir el acceso a información personal solamente para quienes lo requieren para realizar sus tareas y obligaciones, y para un individuo en dentro del grupo de empresas de Trend Micro o un tercero que tiene un propósito legítimo para acceder a ella. Cuando permitimos que un tercero acceda a información personal, implementaremos las medidas apropiadas para asegurar que la información sea utilizada de manera consistente con este Aviso y que la seguridad y la confidencialidad de la información se mantengan.

Transferencias a individuos dentro del grupo de empresas de Trend Micro

Puede que transfiramos su información a un individuo en una afiliada de Trend Micro fuera de su país de origen cuando el gerente de reclutamiento se encuentre en un país diferente.

Transferencias a proveedores de servicio externos

Puede que hagamos disponible alguna información personal a terceros que ofrecen servicios relacionados con el proceso de reclutamiento, incluyendo:

  • proveedores de evaluaciones técnicas y otros servicios de evaluaciones iniciales,  
  • terceros que ofrezcan evaluaciones de salud / reporteo sobre aplicantes
  • agencias de reclutamiento o búsqueda de ejecutivos involucradas en su reclutamiento
  • proveedores de comprobación de antecedentes y agencias de búsqueda de historial criminal
  • almacenamiento de datos, servicios compartidos y proveedores de plataformas de reclutamiento, desarrolladores de TI, proveedores de soporte y proveedores de servicios de hosting relacionados con nuestro sitio web de empleo
  • terceros que ofrezcan soporte y asesoramiento relacionado con temas legales, financieros, de auditoría, consultoría, aseguradoras, seguridad y de salud
     

Para conocer una lista completa de proveedores relevantes a su ubicación específica, por favor contacte al Personal de Reclutamiento de Trend Micro de su región.

Estos proveedores de servicio pueden cambiar con el tiempo, pero siempre buscaremos asegurar que cualquier tercero que maneje su información personal o Información Personal Sensible lo hará de forma consistente con este Aviso y de acuerdo con la ley aplicable de protección de datos.  Para mayor información acerca de nuestros proveedores y partners, por favor contáctenos utilizando los detalles de contacto ubicados en la Sección 8 de este documento.

También podríamos revelar información personal a terceros por otros motivos, incluyendo:

  • Donde haya dado su consentimiento:
  • Para cumplir con nuestras obligaciones legales, incluyendo donde sea necesario para cumplir con leyes, regulaciones o contratos, o para responder a una orden judicial o administrativa, incluyendo, pero no limitando a, una citación, auditoría del gobierno u orden de búsqueda;
  • Para responder a requerimientos legales realizados por autoridades públicas (incluyendo propósitos de inmigración, impuestos, seguridad y salud, seguridad nacional o aplicación de la ley);
  • De la forma en que sea necesario para establecer, ejercer o defender contra demandas legales reales, potenciales o amenazadas;
  • Donde sea necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona.
     

En algunos casos, su información personal podría transferirse internacionalmente como resultado de estos puntos. Estos países podrían tener leyes de protección de datos diferentes a las de su país (y, en algunos casos, podrían no ser tan extensivas).

Específicamente, nuestros proveedores de servicio operan alrededor del mundo.  Esto significa que cuando recolectamos su información personal es posible que esta sea procesada en alguno de estos países.

Sin embargo, hemos tomado las medidas apropiadas que requieren que su información personal sea protegida de acuerdo con este Aviso.   Estas incluyen:

  • la implementación de las Cláusulas Contractuales Estándar de la Comisión Europea (bajo el Artículo 46.2 del Reglamento General de Protección de Datos) Nuestros Acuerdos Internos Intra Grupo, los cuales incluyen nuestras Cláusulas Contractuales Estándar que pueden compartirse bajo petición.
     

5. Base legal para el procesamiento de su información personal

Nuestras bases legales para el procesamiento de su información personal como parte del proceso de reclutamiento incluyen:

  • nuestros intereses legítimos (como son resumidos arriba en la Sección 3) (los cuales no son anulados por sus intereses o derechos y libertades fundamentales de la protección de sus datos, particularmente tomando en consideración las medidas de seguridad que hemos implementado como, por ejemplo, aquellas descritas en la Sección 4  arriba);
  • para cumplir con las obligaciones legales aplicables, incluyendo bajo las leyes y regulaciones de inmigración, seguridad y salud, y empleo;
  • para tomar medidas antes de iniciar una relación laboral con usted, donde usted está considerado para el empleo;
  • en circunstancias donde ha hecho públicos sus datos;
  • donde tenemos su consentimiento para hacerlo; Donde hemos solicitado su consentimiento para procesar sus datos personales, usted tiene el derecho por ley de retirar su consentimiento en cualquier momento;
  • para proteger los derechos e intereses de la Empresa y sus afiliados, nuestros empleados, aplicantes y otros, como es requerido y permitido por las leyes aplicables.
     

Usted puede elegir no darnos su información personal.  Sin embargo, a menos que sea indicado de otra forma, cuando le solicitemos información es necesario para cumplir con un requerimiento legal o para considerar iniciar una relación laboral con usted (o para iniciar dicha relación). 

Si tiene alguna pregunta o necesita más información acerca de las bases legales sobre las que recolectamos y usamos su información personal, por favor contáctenos utilizando los detalles de contacto que se encuentran en la Sección 8 abajo

6. Periodos de retención de datos

La información personal será almacenada de acuerdo con las leyes aplicables y se retendrá por el tiempo necesario para llevar a cabo los propósitos descritos en este Aviso o por el tiempo indicado por la ley aplicable. Esto significa que su información personal y su Información Personal Sensible serán retenidas

Para aplicantes:

  • De acuerdo con los periodos de retención establecidos en el Aviso de Privacidad de Personal de la Empresa  (cuando se convierte en parte del personal);
  • de acuerdo con requisitos legales o de empleo si usted no tiene éxito a menos de que haya dado su consentimiento para que su información se retenga por más tiempo.

Para registrados que no han aplicado a un rol:

  • por un periodo de 1 año después del registro
  •  

7. Sus derechos de privacidad de datos

Usted puede tener el derecho de controlar su información personal bajo las leyes aplicables de su país. Estos derechos pueden incluir:

  • El derecho de pedir, corregir o borrar su información personal, o que sea actualizada. Puede hacerlo en cualquier momento si nos contacta utilizando los detalles de contacto que se encuentran más abajo. 
  • El derecho de oponerse a que se procese su información personal, solicitarnos restringir el procesamiento de su información personal o solicitarnos la portabilidad de su información personal. De nuevo, puede ejercer estos derechos, en caso de ser aplicables, al contactarnos utilizando los detalles de contacto que se encuentran más abajo en la Sección 8.
  • Si hemos recolectado y procesado su información personal con su consentimiento,  usted tiene el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento.  Retirar su consentimiento no afectará la legalidad de cualquier proceso que conducimos antes de su retracción, y tampoco afectará el procesamiento de su información personal en dependencia de otras bases legales de procesamiento además de su consentimiento.
  • Para aplicantes en el Área Económica Europea, o en países donde las leyes aplicables concedan los mismos derechos, usted tiene el derecho de quejarse frente a la autoridad de protección de datos acerca de nuestro proceso de recopilación y nuestro uso de su información personal.  Para mayor información, por favor contacte a su autoridad local de protección de datos. (Los detalles de contacto de las autoridades de protección de datos en el Área Económica Europea, Suiza y algunos países no europeos están disponibles en línea)
     

Respondemos a todas las solicitudes de individuos que deseen ejercer sus derechos de protección de datos de acuerdo con las leyes aplicables de protección de datos.

8. Detalles de contacto

Por favor dirija cualquier pregunta o solicitud relacionada con este Aviso a su departamento local de Recursos Humanos o al contacto que se encuentra debajo:

Región Norteamérica y América Latina
Trend Micro Privacy Program
Trend Micro Incorporated
c/o Legal Department
225 East John Carpenter Freeway
Suite 1500
Irving
TX 75062
Estados Unidos

Correo electrónico: legal_notice@trendmicro.com