Trend Micro
Globalne oświadczenie o prywatności danych uzyskanych w procesie rekrutacji
(wrzesień 2019 r.)

1. Wprowadzenie

Szanujemy prawo prywatności osób, dlatego dane osobowe przetwarzamy w sposób odpowiedzialny i zgodny z obowiązującym prawem. Niniejsze Oświadczenie („Oświadczenie”) należy przeczytać uważnie w całości, ponieważ zawiera informacje na temat tego, jak firma Trend Micro  ("Firma", "my" lub "nas") (z wyłączeniem jednostek działających na terenie Unii Europejskiej, które podlegają osobnemu Oświadczeniu dla UE) przetwarza dane osobowe pozyskane w procesie rekrutacji oraz jakie prawa przysługują właścicielowi tych danych.  Pojęcie "kandydat" w niniejszym Oświadczeniu oznacza osobę, która ubiega się o pracę w naszej firmie lub chce nawiązać z nami inną formę współpracy (na stałe lub tymczasowo). Pojęcie „rejestrujący” w niniejszym Oświadczeniu oznacza osobę, która tworzy profil na platformie.

Wątpliwości, uwagi i pytania w związku z niniejszym Oświadczeniem prosimy wysyłać przy użyciu danych kontaktowych podanych w punkcie 8.

2. Typy danych osobowych, jakie zbieramy w procesie rekrutacji i z tworzonych profili.

Informacje zbierane automatycznie

Osoby, które nie chcą podawać swoich danych osobowych, mogą przejść do sekcji rekrutacji w naszej witrynie tutaj, aby poszukać ofert pracy dostępnych w ich regionie.

Należy jednak pamiętać, że podczas każdej wizyty w naszej witrynie automatycznie zbieramy pewne informacje dotyczące urządzenia użytkownika.  Więcej informacji na ten temat znajduje się w oświadczeniu dotyczącym prywatności użytkowników naszej witryny pod adresem www.trendmicro.com/privacy.

Dane osobowe zbierane od użytkownika

Podczas ubiegania się o pracę i zakładania profilu przez użytkownika (a także podczas ewentualnego procesu rekrutacji) zbieramy i przetwarzamy między innymi następujące dane osobowe:

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe, płeć, data urodzenia, narodowość, identyfikatory krajowe (na przykład numer PESEL lub paszportu, numer ubezpieczenia). Ponadto możemy poprosić o okazanie paszportu, aby zarezerwować podróż w ramach procesu rekrutacji.
  • Historia zatrudnienia — na przykład poprzedni pracodawcy i wcześniej zajmowane stanowiska.
  • Informacje ogólne — kwalifikacje zawodowe i studia, edukacja, informacje podane w CV (na przykład na temat przynależności do stowarzyszeń lub zainteresowań stanowiące wrażliwe dane osobowe), wykazy ocen i referencje od pracodawców.
  • Dane dotyczące wybranych osób, które udzieliły referencji (w tym imię i nazwisko, dane kontaktowe, miejsce i stanowisko pracy).
  • Informacje na temat statusu imigranta lub wizy.
  • Poprzednie aplikacje lub stanowiska (informacje na temat poprzednich aplikacji złożonych w Firmie lub jej firmach stowarzyszonych i/lub historia wcześniejszego zatrudnienia w Firmie lub jej firmach stowarzyszonych).
  • Inne informacje dobrowolnie przekazane podczas procesu, w tym przez centra oceny oraz podczas ćwiczeń i rozmów kwalifikacyjnych.
     

W procesie rekrutacji z zasady unikamy zbierania i przetwarzania następujących danych: informacje ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, polityczne lub filozoficzne bądź przynależność do związków zawodowych; dane genetyczne; dane biometryczne służące do jednoznacznej identyfikacji; dane na temat zdrowia i życia seksualnego ("wrażliwe dane osobowe"), chyba że zezwala na to prawo lub jest to konieczne w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Jednakże w pewnych uzasadnionych przypadkach podczas rekrutacji możemy zbierać lub poprosić o dobrowolne ujawnienie pewnych wrażliwych danych osobowych, na przykład:

  • informacji na temat pochodzenia rasowego lub etnicznego, płci oraz niepełnosprawności w celu zapewnienia równych szans wszystkim kandydatom, spełnienia wymogów przepisów antydyskryminacyjnych oraz ze względu na obowiązki sprawozdawcze wobec rządu (sprawozdania sporządzone w takiej sytuacji nie identyfikują bezpośrednio żadnej osoby);
  • informacji o stanie fizycznym i psychicznym w celu zakwaterowania na czas dalszych etapów rekrutacji i ewentualnie określenia zdolności do pracy na danym stanowisku.
     

W procesie rekrutacji kandydat może dobrowolnie ujawnić inne wrażliwe dane osobowe.

Dane osobowe zbierane z innych źródeł zależnie od zakresu obowiązków

  • Referencje udzielone przez inne osoby.
  • Inne informacje ogólne udzielone lub potwierdzone przez instytucje akademickie, agencje szkoleniowe lub certyfikacyjne i (w niektórych przypadkach) organizatorów testów (np. oceny skuteczności sprzedaży lub umiejętności technicznych).
  • Dane z rejestrów skazanych uzyskane w procesie kontroli pod kątem karalności.
  • Informacje dostarczone przez agencje prześwietlania kandydatów i innych zewnętrznych właścicieli baz danych (agencje informacji kredytowej i rejestry sankcji karnych związanych z wykonywaniem działalności zawodowej lub innej).
  • Informacje dostarczane przez agencje rekrutacji lub executive search.
  • Informacje dostępne publicznie, m.in. w mediach społecznościowych i innych źródłach internetowych.

(W każdym przypadku zgodnie z obowiązującym prawem).

3. Cel przetwarzania danych osobowych

Głównym celem zbierania przez nas tych danych osobowych i wrażliwych danych osobowych jest realizacja procesu rekrutacji — w szczególności ocena kwalifikacji kandydata pod kątem przydatności do pracy na danym stanowisku i podjęcie decyzji o zatrudnieniu. W ramach tego procesu oceniane są umiejętności kandydata, jego kwalifikacje oraz ogólne przygotowanie do danej roli, przeprowadzana jest weryfikacja podanych przez niego informacji i referencji (jeśli dotyczy), jak również prowadzone są ogólne czynności związane z procesem zatrudniania i kontaktem z kandydatem w związku z tym procesem. Ponadto dane osobowe wykorzystujemy do celów organizacyjnych oraz w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa (szerzej opisanymi poniżej).

Jeśli kandydatura zostanie przyjęta, informacje zebrane w procesie rekrutacji zostaną wykorzystane podczas wdrażania do obowiązków służbowych (w tym do zapewnienia dostępu do systemów i wstępnego przygotowania), wprowadzone do akt pracowniczych oraz będą przetwarzane zgodnie z naszym Oświadczeniem o prywatności danych pracowników.  

4. Komu udostępniamy dane osobowe i zasady dotyczące wysyłania ich za granicę

Dane osobowe udostępniamy tylko osobom, które potrzebują tego ze względu na zakres wykonywanych obowiązków oraz osobom z firm należących do grupy Trend Micro lub stronom trzecim, które mają rzeczywisty cel ich przetwarzania. Podczas udostępniania danych osobowych stronom trzecim wdrażamy odpowiednie środki pozwalające zapewnić, że będą one wykorzystywane zgodnie z niniejszym Oświadczeniem oraz w sposób bezpieczny i poufny.

Przesyłanie do osób w firmach należących do grupy Trend Micro

Dane osobowe możemy przesyłać do firm stowarzyszonych z Trend Micro w innych krajach, jeśli specjalista od rekrutacji działa na terenie innego kraju.

Przesyłanie do usługodawców zewnętrznych

Pewne dane osobowe możemy udostępniać stronom trzecim, które świadczą usługi związane z procesem rekrutacji, w tym:

  • dostawcom usług analiz technicznych i weryfikacji kandydatów;  
  • stronom trzecim prowadzącym przesiewowe badania zdrowotne kandydatów;
  • agencjom rekrutacji i pozyskiwania kandydatów na wysokie stanowiska zaangażowanym w proces rekrutacji;
  • agencjom oferującym usługi wszechstronnego sprawdzania kandydatów i kontroli pod kątem karalności;
  • dostawcom rozwiązań do przechowywania danych, usług współdzielonych i platform rekrutacyjnych, deweloperom systemów IT oraz dostawcom usług wsparcia i hostingowych, których usługi wykorzystujemy w celu prowadzenia naszej witryny rekrutacyjnej;
  • stronom trzecim świadczącym usługi wsparcia i doradztwa w zakresie porad prawnych, finansowych i kontrolnych, na temat zarządzania, ubezpieczeniowych oraz zdrowotnych i dotyczących bezpieczeństwa;
     

Aby uzyskać listę wszystkich dostawców w związku ze swoją aplikacją, prosimy o kontakt ze specjalistami od rekrutacji firmy Trend Micro w swoim regionie.

Usługodawcy mogą się zmieniać, ale zawsze dbamy o to, aby dane osobowe i wrażliwe dane osobowe były obsługiwane przez strony trzecie w sposób zgodny z niniejszym Oświadczeniem i przepisami prawa o ochronie danych osobowych.  Aby uzyskać więcej informacji na temat naszych usługodawców i partnerów, prosimy o kontakt przy użyciu danych zamieszczonych w punkcie 8.

Ponadto dane osobowe możemy udostępniać stronom trzecim opierając się na innych podstawach prawnych, m.in.:

  • Gdy właściciel danych wyrazi zgodę.
  • W celu wypełnienia prawnych zobowiązań i obowiązków, takich jak zapewnienie zgodności z przepisami prawa, wypełnienie postanowień rozporządzenia bądź dotrzymanie warunków umowy, odpowiedź na wezwanie sądowe, spełnienie wymogów procedury administracyjnej lub sądowej, takiej jak m.in. wezwanie do sądu, kontrola rządowa czy przeszukanie na podstawie nakazu;
  • W odpowiedzi na uzasadnione prawnie żądania władz państwowych (w tym w związku ze sprawami podatkowymi, imigracyjnymi, dotyczącymi bezpieczeństwa narodowego, dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa lub egzekwowaniem prawa);
  • W celu ustalenia, wykonania lub obrony swoich interesów w przypadku potencjalnych, zagrażających lub rzeczywistych roszczeń prawnych;
  • W przypadku, gdy jest to konieczne ze względu na ochronę interesów właściciela danych lub innych osób.
     

W niektórych przypadkach udostępnienie danych osobowych w sposób opisany powyżej może oznaczać ich przesłanie za granicę. W krajach tych może obowiązywać inne prawo ochrony danych osobowych niż w kraju właściciela danych (i w niektórych przypadkach może być mniej restrykcyjne).

W szczególności nasi usługodawcy działają w różnych krajach na całym świecie.  Oznacza to, że dane osobowe, które zbieramy, możemy przetwarzać w każdym z tych krajów.

Powzięliśmy jednak odpowiednie środki ostrożności, aby dane osobowe były chronione zgodnie z niniejszym Oświadczeniem.   Oto one:

  • wdrożenie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (na mocy artykułu 46.2 rozporządzenia o ochronie danych osobowych). Nasze wewnętrzne porozumienia, obejmujące nasze standardowe klauzule umowne, można otrzymać na żądanie.
     

5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Podstawy prawne, na których opieramy przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji, obejmują:

  • nasz prawnie uzasadniony interes (zgodnie z opisem w punkcie 3) (który przeważa nad interesem ochrony danych osobowych właściciela tych danych lub jego podstawowymi prawami i wolnościami, w szczególności po uwzględnieniu zastosowanych przez nas środków bezpieczeństwa, takich jak na przykład opisane w punkcie 4);
  • konieczność dotrzymania zobowiązań prawnych, w tym dotyczących imigracji, zdrowia i bezpieczeństwa i/lub przepisów i rozporządzeń prawa pracy;
  • przygotowanie do zawarcia stosunku pracy z osobą braną pod uwagę jako kandydat do zatrudnienia;
  • przypadki publicznego ujawnienia danych przez ich właściciela;
  • gdy mamy zgodę właściciela danych. W każdym przypadku, w którym poprosiliśmy o zgodę na przetwarzanie danych osobowych, właściciel tych danych ma prawo tę zgodę wycofać w dowolnym momencie;
  • aby chronić prawa i interesy Firmy i jej podmiotów stowarzyszonych, naszych pracowników, aplikantów i innych osób zgodnie z obowiązującym prawem i w jego zakresie.
     

Kandydat może odmówić przekazania nam swoich danych osobowych.  Należy jednak pamiętać, że jeśli nie zaznaczono inaczej, o podanie takich danych prosimy tylko, gdy wymagają tego przepisy prawa lub w celu podjęcia decyzji na temat zawarcia stosunku pracy z daną osobą (bądź w celu zawarcia takiego stosunku). 

W razie niejasności lub w celu uzyskania dalszych informacji na temat podstaw prawnych, na których opieramy zbieranie danych osobowych, prosimy o kontakt przy użyciu danych kontaktowych podanych w punkcie 8.

6. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem przez czas niezbędny do przeprowadzenia czynności opisanych w niniejszym Oświadczeniu lub inny wymagany przez odpowiednie przepisy prawa. Oznacza to, że dane osobowe (i wrażliwe dane osobowe) będą przechowywane

Kandydaci do pracy:

  • przez czas określony w Oświadczeniu o prywatności danych pracowników naszej Firmy  (gdy dana osoba zostaje członkiem naszej kadry pracowników);
  • zgodnie z wymogami ustawowymi lub prawa pracy, jeśli podanie o pracę zostanie rozpatrzone negatywnie, chyba że dana osoba wyrazi zgodę na przechowywanie jej danych przez dłuższy czas.

Osoby dokonujące rejestracji bez ubiegania się o pracę:

  • przez jeden rok od daty rejestracji.
  •  

7. Przysługujące prawa dotyczące prywatności danych

Właściciel danych może mieć prawo do sprawowania kontroli nad swoimi danymi osobowymi na mocy przepisów prawa obowiązujących w jego kraju. Prawa te mogą obejmować:

  • Prawo do uzyskania wglądu w swoje dane, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia i aktualizacji. Z prawa tego można skorzystać w dowolnym czasie, kontaktując się z nami przy użyciu informacji kontaktowych podanych poniżej.  
  • Prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu swoich danych osobowych, poproszenia o ograniczenie zakresu ich przetwarzania lub zażądania ich przeniesienia. Z praw tych można skorzystać, kontaktując się z nami przy użyciu informacji kontaktowych podanych poniżej.
  • Jeśli zebraliśmy i przetworzyliśmy dane osobowe za zgodą ich właściciela,  właściciel ma prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie.  Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych przed jego nastąpieniem ani nie dotyczy przetwarzania danych osobowych na innej podstawie prawnej niż zgoda wyrażona przez właściciela.
  • Kandydaci z Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz z krajów, w których obowiązują podobne przepisy prawa, mogą zaskarżyć sposób zbierania i przetwarzania przez nas ich danych osobowych do odpowiednich organów ochrony danych.  Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z miejscowym organem ochrony danych osobowych. (Dane kontaktowe organów ochrony danych osobowych w Europejskim Obszarze Gospodarczym, Szwajcarii i niektórych krajach spoza Europy można znaleźć w internecie).
     

Odpowiadamy na wszystkie prośby nadesłane do nas przez osoby pragnące skorzystać z przysługujących im praw ochrony danych na podstawie odpowiednich przepisów prawa o ochronie danych.

8. Dane kontaktowe

Wszelkie pytania i wątpliwości odnoszące się do niniejszego Oświadczenia prosimy kierować do lokalnego działu HR lub zgłaszać przy użyciu poniższych danych kontaktowych:

Ameryka Północna i Ameryka Łacińska
Trend Micro Privacy Program
Trend Micro Incorporated
c/o Legal Department
225 East John Carpenter Freeway
Suite 1500
Irving
TX 75062
USA

E-Mail: legal_notice@trendmicro.com