Trend Micro Europa
Informativa sulla privacy delle assunzioni

1. Introduzione

Rispettiamo i diritti alla privacy delle persone e ci impegniamo a trattare le informazioni personali con responsabilità e in conformità alle leggi vigenti. È importante leggere attentamente tutta la presente Informativa, in quanto stabilisce in che modo l'entità Trend Micro Europe applicabile:

  • Trend Micro Emea Limited
  • Trend Micro France S.A
  • Trend Micro (UK) Ltd
  • Trend Micro Deutschland GmbH
  • Trend Micro Italy S.r.l.
  • Trend Micro (Ireland) Limited
  • Trend Micro Schweiz GmbH

("la Società" o "noi") gestisce i dati personali quando un soggetto si candida per un lavoro o un altro ruolo presso di noi e i diritti di cui gode in relazione a tali informazioni. Il termine "richiedenti" viene utilizzato nella presente Informativa per indicare chiunque si candidi per un ruolo professionale o venga indirizzato per un ruolo professionale da un dipendente Trend Micro o che altrimenti cerchi di svolgere un lavoro con o per noi (sia su base permanente che non permanente). Il termine Dichiarante viene utilizzato in questa Informativa per indicare chiunque crei un profilo sulla piattaforma.

In caso di dubbi, commenti o domande su questa Nota, siete pregati di contattarci utilizzando le informazioni di contatto indicate nella Sezione 8 di seguito.

2. Tipi di informazioni personali che raccogliamo quando ci si candida o si crea un profilo

Informazioni che raccogliamo automaticamente

 Qui è possibile visitare la sezione dedicata alle richieste di assunzione del nostro sito web e scorrere le offerte di lavoro senza fornire informazioni personali.

Tuttavia, durante la visita del nostro sito web, raccogliamo automaticamente una serie di informazioni sul dispositivo utilizzato. Per ulteriori informazioni, consultare l'informativa sulla privacy che si applica all'uso del nostro sito web www.trendmicro.com/privacy.

Informazioni personali raccolte dall'utente

I tipi di informazioni personali che raccogliamo ed elaboriamo quando l'utente fa domanda per un ruolo, viene segnalato da un dipendente Trend Micro o crea un profilo con la Società (e durante il nostro processo di assunzione, se applicabile) includono (a titolo esemplificativo ma non esaustivo):

  • Dati di identificazione e informazioni di contatto, inclusi nome, indirizzo, indirizzo email, numero di telefono e altre informazioni di contatto, genere, data di nascita, nazionalità, identificativi nazionali (come numero di carta di identità nazionale/passaporto, numero di previdenza sociale). Potremmo richiedere il passaporto nel caso di prenotazione di viaggi necessari nell'ambito del processo di assunzione.
  • Storia occupazionale, come precedenti datori di lavoro e titoli/ruoli professionali.
  • Informazioni sulle esperienze pregresse, quali titoli accademici/professionali, qualifiche professionali, istruzione, dettagli inclusi nel CV (che potrebbero includere dettagli di eventuali iscrizioni o interessi che costituiscono informazioni personali sensibili), curriculum studiorum e referenze in ambito lavorativo.
  • Dettagli dei referenti nominati (inclusi nome, informazioni di contatto, datore di lavoro e ruolo professionale).
  • Informazioni sul proprio stato di immigrazione/visto.
  • al Gruppo della Società e/o a qualsiasi precedente storia lavorativa presso il Gruppo della Società.
  • Altre informazioni fornite volontariamente durante il processo, anche attraverso centri/esercizi di valutazione e colloqui.

Come regola generale, durante il processo di assunzione, cerchiamo di non raccogliere o elaborare nessuna delle seguenti informazioni: informazioni che rivelano l'origine razziale o etnica, credenze religiose, politiche o filosofiche o iscrizioni a organizzazioni sindacali, dati genetici, dati biometrici a finalizzati all'identificazione univoca o informazioni relative alla salute/vita sessuale ("Informazioni Personali Sensibili") a meno che non siamo autorizzati a farlo dalla legge oppure ove necessario per conformarsi alle normative vigenti.

Tuttavia, laddove richiesto, potrebbe essere necessario raccogliere o richiedere su base volontaria alcune informazioni personali sensibili per scopi legittimi relativi all'assunzione, ad esempio:

  • informazioni sulla propria origine razziale/etnica, sul genere e sulle disabilità ai fini del monitoraggio della garanzia delle pari opportunità, del rispetto delle leggi antidiscriminazione e degli obblighi di segnalazione imposti dal governo (qualsiasi segnalazione prodotta da noi in questo contesto non è tale da identificare la singola persona) o
  • informazioni su patologie fisiche o mentali di cui tenere conto per l'adattamento del processo di assunzione e/o la successiva posizione lavorativa.

Durante il processo di assunzione è possibile fornire, su base volontaria, altre informazioni personali sensibili.

Informazioni personali raccolte da altre fonti se necessarie per il ruolo

  • Riferimenti forniti dagli arbitri.
  • Altre informazioni di base fornite o confermate da istituti accademici, fornitori di formazione o certificazione e (in alcuni casi) fornitori di test (ad esempio valutazioni delle capacità di vendita o tecniche).
  • Dati sui precedenti ottenuti attraverso controlli sui casellari giudiziari.
  • Informazioni fornite dalle agenzie di controllo dei precedenti e da altri detentori di database esterni (ad esempio agenzie di valutazione del merito creditizio e registri delle sanzioni professionali/di altro genere).
  • Informazioni fornite da agenzie di ricerca del personale o di personale dirigente.
  • Informazioni raccolte da fonti pubblicamente disponibili, comprese eventuali piattaforme di social media utilizzate o altre informazioni disponibili online

(in ogni caso, ove consentito e in conformità con la legge applicabile).

3. Finalità dell'elaborazione delle informazioni personali

Raccogliamo e utilizziamo queste informazioni personali e le informazioni personali sensibili principalmente per gli scopi dell'assunzione, in particolare per determinare le qualifiche per l'impiego e per prendere una decisione sull'assunzione. Ciò include la valutazione delle tue competenze, qualifiche e background per un particolare ruolo, la verifica delle tue informazioni, l'esecuzione dei nostri controlli sulle referenze o dei precedenti (ove applicabile) e la gestione generale del processo di assunzione e la comunicazione con te al riguardo. Lo usiamo anche a supporto della pianificazione organizzativa e per ottemperare agli obblighi di legge (indicati in maggior dettagli qui di seguito).

In caso di accettazione per un ruolo nella Società, le informazioni raccolte durante il processo di reclutamento saranno utilizzate per aiutare con il processo di on-boarding (inclusa la concessione delle autorizzazioni di accesso ai sistemi e la preparazione per la formazione iniziale), faranno parte del fascicolo personale e verranno elaborate in conformità con la nostra Informativa sulla privacy del personale.

4. Con chi condividiamo le informazioni personali e in quali casi le trasferiamo all'estero

Ci preoccupiamo di consentire l'accesso alle informazioni personali solo a coloro che richiedono tale accesso per svolgere i loro compiti e doveri, e a individui in una delle società del gruppo Trend Micro o terze parti che hanno uno scopo legittimo per accedervi. Ogni volta che consentiamo a terzi di accedere alle informazioni personali, implementeremo le misure appropriate per garantire che le informazioni vengano utilizzate in modo coerente con la presente Informativa e che venga mantenuta la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.

Trasferimenti a individui in una delle società del gruppo Trend Micro

Nel caso in cui il responsabile dell'assunzione abbia sede in un Paese al di fuori dello SEE, potremmo trasferire le informazioni a un soggetto operante in una delle società del gruppo Trend Micro al di fuori dello SEE.

Trasferimenti a fornitori di servizi di terze parti

Potremmo rendere disponibili determinate informazioni personali a terzi che forniscono servizi relativi al processo di assunzione, tra cui:

  • fornitori di servizi di test e screening tecnici
  • soggetti terzi che forniscono screening/report sanitari sui candidati richiedenti
  • agenzie di reclutamento o agenzie di ricerca di personale dirigente coinvolte nel reclutamento
  • fornitori di servizi di controllo dei precedenti e agenzie di controllo dei precedenti penali pertinenti
  • archiviazione di dati, servizi condivisi e fornitori di piattaforme di reclutamento, sviluppatori IT e fornitori di supporto e di servizi di hosting in relazione al nostro sito web dedicato alle opportunità di assunzione
  • soggetti terzi che forniscono supporto e consulenza anche in relazione a questioni legali, finanziarie, di revisione contabile, gestionali, assicurative, legate alla salute e alla sicurezza

Per un elenco completo delle terze parti a cui le informazioni personali possono essere trasferite in relazione alla specifica candidatura, contattare il personale di selezione di Trend Micro.

Trend Micro può modificare i service provider nel tempo, ma cercheremo sempre di garantire che eventuali terze parti, che gestiscono le informazioni personali dell'utente o le Informazioni personali sensibili che l'utente sceglie di fornire, gestiscano le informazioni personali dell'utente in modo coerente con la presente Informativa e in conformità con la legge applicabile sulla protezione dei dati. Per ulteriori informazioni sui nostri fornitori di servizi e partner, vi preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni di contatto indicate nella Sezione 8 di seguito.

Potremmo anche divulgare informazioni personali a terzi per altri motivi legali, tra cui:

  • Quelli per cui il candidato ha fornito il consenso;
  • Per ottemperare ai nostri obblighi legali, incluso ove necessario, per ottemperare a leggi, regolamenti o contratti, o per rispondere a un ordine del tribunale, a un processo amministrativo o giudiziario, inclusi, ad esempio, una citazione, un controllo del governo o un mandato di perquisizione;
  • In risposta a richieste lecite da parte di autorità pubbliche (anche a fini fiscali, di controllo dell'immigrazione, di salute e sicurezza, di sicurezza nazionale o di applicazione della legge);
  • Se necessario, per stabilire, esercitare o difendersi da rivendicazioni legali potenziali, minacciate o effettive;
  • Ove necessario per proteggere gli interessi vitali del titolare o quelli di un'altra persona. 

In alcuni casi, la condivisione descritta sopra può comportare il trasferimento delle informazioni personali dell'utente a livello internazionale, anche dal Regno Unito o dallo Spazio economico europeo a un paese al di fuori di esso. Questi Paesi potrebbero avere leggi sulla protezione dei dati diverse dalle leggi del proprio Paese (e, in alcuni casi, potrebbero non essere altrettanto protettive).

In particolare, alcuni dei nostri fornitori di servizi terzi operano in tutto il mondo. Ciò significa che, quando raccogliamo le informazioni personali dell'utente, possiamo trattarle in paesi al di fuori del Regno Unito/UE che potrebbero non essere considerati dotati della stessa protezione adeguata ai sensi della legislazione sulla protezione dei dati.


Tuttavia, abbiamo preso le opportune garanzie per richiedere che le informazioni personali rimangano protette in conformità con la presente Nota. Tra cui:

  • attuazione delle Clausole contrattuali standard della Commissione europea (ai sensi dell'Articolo 46.2 del Regolamento generale sulla protezione dei dati);

Le nostre clausole contrattuali standard possono essere fornite su richiesta.

5. Base legale per l'elaborazione delle informazioni personali

Le basi legali per la nostra elaborazione delle informazioni personali come parte del processo di reclutamento includono:

  • i nostri interessi legittimi (come sintetizzato sopra nella Sezione 3) (che non sono annullati dagli interessi di protezione dei dati o dai diritti e dalle libertà fondamentali del titolare, in particolare tenendo conto delle garanzie che mettiamo in atto, ad esempio quelle delineate nella Sezione 4 sopra);
  • il rispetto degli obblighi legali applicabili, anche in materia di immigrazione, salute e sicurezza e/o leggi e regolamenti sul lavoro;
  • l'adozione di provvedimenti prima dell'instaurazione di un contratto di lavoro con il titolare, durante la valutazione della candidatura;
  • nelle circostanze in cui i dati sono stati resi pubblici;
  • nei casi in cui disponiamo del consenso del titolare per farlo. Laddove abbiamo richiesto il consenso al trattamento dei dati personali, il titolare ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento;
  • per proteggere i diritti e gli interessi delle società del gruppo, dei nostri dipendenti, dei richiedenti e di altri, come richiesto e consentito dalla legge applicabile.

Il titolare può scegliere di non fornirci dati personali. Tuttavia, se non diversamente indicato, laddove richiediamo informazioni all'utente, è necessario rispettare un requisito legale o valutare se stipulare un contratto di lavoro con l'utente (o stipulare tale contratto come pertinente a un'offerta in corso).

Per domande o ulteriori informazioni sulla base legale su cui raccogliamo e utilizziamo le informazioni personali, è possibile contattarci utilizzando le informazioni di dettaglio indicate nella Sezione 8 di seguito.

6. Tempi di conservazione dei dati

Le informazioni personali verranno memorizzate in conformità con le leggi applicabili e conservate per tutto il tempo necessario a svolgere gli scopi descritti nella presente Informativa o come altrimenti richiesto dalla legge applicabile. Ciò significa che le informazioni personali (e le informazioni personali sensibili) verranno conservate

Per i candidati:

  • in conformità con i periodi di conservazione indicati nell'Informativa sulla privacy del personale dell'azienda (nel caso in cui si entri a far parte del personale);
  • in conformità con i requisiti di legge o di lavoro in caso di mancata assunzione, a meno che il titolare non abbia fornito il consenso a una conservazione più prolungata. Chiediamo di contattarci nel caso in cui si desideri ritirare il consenso all'inserimento nel bacino dei potenziali candidati.
  • Le informazioni sul referral saranno conservate per un massimo di un (1) anno. 

Per i dichiaranti che non hanno fatto richiesta per un ruolo:

  • Per un periodo di 1 anno dalla creazione dell'account

7. I diritti sulla privacy dei dati

L'utente può esercitare i diritti a sua disposizione ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati come segue:

  • Se si desidera richiedere l'accesso, la correzione o la cancellazione delle informazioni personali, o che siano aggiornate, è possibile farlo in qualsiasi momento contattandoci utilizzando le informazioni di contatto fornite di seguito.
  • È possibile opporsi al trattamento dei dati personali, richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali o richiedere la portabilità delle informazioni personali. Anche in questo caso, è possibile esercitare questi diritti contattandoci utilizzando le informazioni di contatto indicate nella Sezione 8 di seguito.
  • Se abbiamo raccolto ed elaboriamo le informazioni personali con il consenso del titolare, questi ha il diritto di ritirare il suo consenso in qualsiasi momento. Ritirare il consenso non influirà sulla liceità di qualsiasi trattamento che abbiamo condotto prima del ritiro, né influenzerà l'elaborazione delle informazioni personali condotte eseguite sulla base di motivi legali di trattamento diversi dal consenso.
  • L'utente ha il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di protezione dei dati in merito alla raccolta e all'utilizzo dei suoi dati personali da parte nostra. Per ulteriori informazioni, contattare l'autorità locale per la protezione dei dati (i recapiti delle autorità di protezione dei dati nel Regno Unito, nello Spazio economico europeo, in Svizzera e in alcuni Paesi non europei sono disponibili su Internet)

 Rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo da persone che desiderano esercitare i propri diritti di protezione dei dati in conformità alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

8. Informazioni di contatto

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa alla presente Informativa rivolgersi al dipartimento Risorse Umane locale o al Responsabile del trattamento dei dati (DPO) europeo.

I dati di contatto del nostro attuale DPO sono riportati di seguito;

Per l'Europa

Lianne Harcup
Median House
IDA Business & Technology Park
Model Farm Road
Cork
Irlanda
Telefono: +44 203 54 93 304
Email: GDPR@Trendmicro.com

Per la solo Germania

HEC Harald Eul Consulting GmbH

Auf deer Höhe 34
50321 Brühl
Email: Datenschutz-TrendMicro@he-c.de