Trend Micro
Informativa sulla privacy relativa alle assunzioni in ambito globale
(Settembre 2019)

1. Introduzione

Rispettiamo i diritti alla privacy delle persone e ci impegniamo a trattare le informazioni personali con responsabilità e in conformità alle leggi vigenti. È importante leggere attentamente tutta la presente Informativa (la "Nota") in quanto stabilisce come Trend Micro (l"Azienda" o "noi") gestisce le informazioni personali (escluse quelle dei soggetti, UE che intrattengono rapporti con registranti UE che sono regolate da una Nota UE separata) in caso di candidatura a una posizione lavorativa o a un altro ruolo presso di noi e i diritti che è possibile esercitare in relazione a tali informazioni.  Il termine "candidati" viene utilizzato nella presente comunicazione per indicare chiunque si candida a un ruolo o che cerca altrimenti di svolgere un lavoro con o per noi (sia su base permanente che non permanente). Il termine "registrante" viene utilizzato in questa Nota per indicare a chiunque crei un profilo sulla piattaforma.

In caso di dubbi, commenti o domande su questa Nota, siete pregati di contattarci utilizzando le informazioni di contatto indicate nella Sezione 8 di seguito.

2. Tipi di informazioni personali che raccogliamo quando ci si candida o si crea un profilo

Informazioni che raccogliamo automaticamente

È possibile visitare la sezione dedicata alle richieste di assunzione nella propria regione sul nostro sito web e scorrere le offerte di lavoro senza fornire informazioni personali qui.

Tuttavia, durante la visita del nostro sito web, raccogliamo automaticamente una serie di informazioni sul dispositivo utilizzato.  Per ulteriori informazioni, consultare l'informativa sulla privacy che si applica all'uso del nostro sito web www.trendmicro.com/privacy.

Informazioni personali raccolte dall'utente

I tipi di informazioni personali che raccogliamo ed elaboriamo quando ci si candida a un ruolo o si crea un profilo presso l'Azienda (e durante il nostro processo di assunzione, se applicabile) includono, ad esempio:

  • Dati di identificazione e informazioni di contatto, inclusi nome, indirizzo, indirizzo email, numero di telefono e altre informazioni di contatto, genere, data di nascita, nazionalità, identificativi nazionali (come numero di carta di identità nazionale/passaporto, numero di previdenza sociale). Potremmo richiedere il passaporto nel caso di prenotazione di viaggi necessari nell'ambito del processo di assunzione.
  • Storia occupazionale, come precedenti datori di lavoro e titoli/ruoli professionali.
  • Informazioni di base, quali titoli accademici/professionali, qualifiche professionali, istruzione, dettagli inclusi nel CV (che potrebbero includere dettagli di eventuali iscrizioni o interessi che costituiscono informazioni personali sensibili), curriculum studiorum e referenze in ambito lavorativo.
  • Dettagli degli arbitri designati (inclusi nome, informazioni di contatto, datore di lavoro e ruolo professionale).
  • Informazioni sul proprio stato di immigrazione/visto.
  • Candidature/ruoli professionali precedenti (informazioni relative alle precedenti domande di candidatura presentate all'Azienda o alle sue affiliate e/o qualsiasi precedente impiego presso l'Azienda o le sue affiliate).
  • Altre informazioni fornite volontariamente durante il processo, anche attraverso centri/esercizi di valutazione e colloqui.
     

Come regola generale, durante il processo di assunzione, cerchiamo di non raccogliere o elaborare nessuna delle seguenti informazioni: informazioni che rivelano l'origine razziale o etnica, credenze religiose, politiche o filosofiche o iscrizioni a organizzazioni sindacali, dati genetici, dati biometrici a finalizzati all'identificazione univoca o informazioni relative alla salute/vita sessuale ("Informazioni Personali Sensibili") a meno che non siamo autorizzati a farlo dalla legge oppure ove necessario per conformarsi alle normative vigenti.

Tuttavia, laddove richiesto, potrebbe essere necessario raccogliere o richiedere su base volontaria alcune informazioni personali sensibili per scopi legittimi relativi all'assunzione, ad esempio:

  • informazioni sulla propria origine razziale/etnica, sul genere e sulle disabilità ai fini del monitoraggio della garanzia delle pari opportunità, del rispetto delle leggi antidiscriminazione e degli obblighi di segnalazione imposti dal governo (qualsiasi segnalazione prodotta da noi in questo contesto non è tale da identificare la singola persona) o
  • informazioni su patologie fisiche o mentali di cui tenere conto per l'adattamento del processo di assunzione e/o la successiva posizione lavorativa.
     

Durante il processo di assunzione è possibile fornire, su base volontaria, altre informazioni personali sensibili.

Informazioni personali raccolte da altre fonti se necessarie per il ruolo

  • Riferimenti forniti dagli arbitri.
  • Altre informazioni di base fornite o confermate da istituti accademici, fornitori di formazione o certificazione e (in alcuni casi) fornitori di test (ad esempio valutazioni delle capacità di vendita o tecniche).
  • Dati sui precedenti ottenuti attraverso controlli sui casellari giudiziari.
  • Informazioni fornite dalle agenzie di controllo dei precedenti e da altri detentori di database esterni (ad esempio agenzie di valutazione del merito creditizio e registri delle sanzioni professionali/di altro genere).
  • Informazioni fornite da agenzie di ricerca del personale o di personale dirigente.
  • Informazioni raccolte da fonti pubblicamente disponibili, comprese eventuali piattaforme di social media utilizzate o altre informazioni disponibili online

(in ogni caso, ove consentito e in conformità con la legge applicabile).

3. Finalità dell'elaborazione delle informazioni personali

Raccogliamo e utilizziamo queste informazioni personali e le informazioni personali sensibili principalmente per gli scopi dell'assunzione, in particolare per determinare le qualifiche per l'impiego e per prendere una decisione sull'assunzione. Ciò include la valutazione di capacità, qualifiche e precedenti per uno specifico ruolo professionale, la verifica delle informazioni, l'esecuzione di controlli delle referenze o controlli dei precedenti (ove applicabile) e la gestione generale del processo di assunzione e della relativa comunicazione con il candidato. Lo usiamo anche per aiutare nella pianificazione organizzativa e per ottemperare agli obblighi di legge (dettagliati in maggior dettagli qui di seguito).

In caso di accettazione per un ruolo in Azienda, le informazioni raccolte durante il processo di reclutamento saranno utilizzate per aiutare con il processo di on-boarding (inclusa la concessione delle autorizzazioni di accesso ai sistemi e la preparazione per la formazione iniziale), faranno parte del fascicolo personale e verranno elaborate in conformità con la nostra Informativa sulla privacy del personale.  

4. Con chi condividiamo le informazioni personali e in quali casi le trasferiamo all'estero

Ci preoccupiamo di consentire l'accesso alle informazioni personali solo a coloro che richiedono tale accesso per svolgere i loro compiti e doveri, e a individui in una delle società del gruppo Trend Micro o terze parti che hanno uno scopo legittimo per accedervi. Ogni volta che consentiamo a terzi di accedere alle informazioni personali, implementeremo le misure appropriate per garantire che le informazioni vengano utilizzate in modo coerente con la presente Informativa e che venga mantenuta la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.

Trasferimenti a individui in una delle società del gruppo Trend Micro

Potremmo trasferire le informazioni a un soggetto affiliato a Trend Micro al di fuori del Paese di origine del candidato nel caso in cui il responsabile dell'assunzione abbia sede in un altro paese.

Trasferimenti a fornitori di servizi di terze parti

Potremmo rendere disponibili determinate informazioni personali a terzi che forniscono servizi relativi al processo di assunzione, tra cui:

  • fornitori di servizi di test tecnici e di screening,  
  • soggetti terzi che forniscono screening/report sanitari sui candidati richiedenti
  • agenzie di reclutamento o agenzie di ricerca di personale dirigente coinvolte nel reclutamento
  • fornitori di servizi di controllo dei precedenti e agenzie di controllo dei precedenti penali pertinenti
  • archiviazione di dati, servizi condivisi e fornitori di piattaforme di reclutamento, sviluppatori IT e fornitori di supporto e di servizi di hosting in relazione al nostro sito web dedicato alle opportunità di assunzione
  • soggetti terzi che forniscono supporto e consulenza anche in relazione a questioni legali, finanziarie, di revisione contabile, gestionali, assicurative, legate alla salute e alla sicurezza
     

Per un elenco completo dei fornitori rilevanti per la una specifica candidatura, contattare il personale di reclutamento Trend Micro nella propria regione.

Questi fornitori di servizi possono cambiare nel tempo, ma cercheremo sempre di garantire che eventuali terze parti che gestiscono le informazioni personali o le informazioni personali sensibili lo facciano in modo coerente con la presente Nota e in conformità con la legge sulla protezione dei dati applicabile.  Per ulteriori informazioni sui nostri fornitori di servizi e partner, vi preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni di contatto indicate nella Sezione 8 di seguito.

Potremmo anche divulgare informazioni personali a terzi per altri motivi legali, tra cui:

  • Quelli per cui il candidato ha fornito il consenso;
  • Per ottemperare ai nostri obblighi legali, incluso ove necessario, per ottemperare a leggi, regolamenti o contratti, o per rispondere a un ordine del tribunale, a un processo amministrativo o giudiziario, inclusi, ad esempio, una citazione, un controllo del governo o un mandato di perquisizione;
  • In risposta a richieste lecite da parte di autorità pubbliche (anche a fini fiscali, di controllo dell'immigrazione, di salute e sicurezza, di sicurezza nazionale o di applicazione della legge);
  • Se necessario, per stabilire, esercitare o difendersi da rivendicazioni legali potenziali, minacciate o effettive;
  • Ove necessario per proteggere gli interessi vitali del titolare o quelli di un'altra persona.
     

In alcuni casi, la condivisione sopra descritta può comportare il trasferimento delle informazioni personali a livello internazionale. Questi Paesi potrebbero avere leggi sulla protezione dei dati diverse dalle leggi del proprio Paese (e, in alcuni casi, potrebbero non essere altrettanto protettive).

In particolare, i nostri fornitori di servizi di terze parti operano in tutto il mondo.  Ciò significa che quando raccogliamo le informazioni personali possiamo elaborarle in uno di questi Paesi.

Tuttavia, abbiamo preso le opportune garanzie per richiedere che le informazioni personali rimangano protette in conformità con la presente Nota.   Tra cui:

  • attuazione delle clausole contrattuali standard della Commissione Europea (ai sensi dell'articolo 46.2 del General Data Protection Regulation). I nostri accordi all'interno del gruppo, che includono le nostre clausole contrattuali standard, possono essere forniti su richiesta.
     

5. Base legale per l'elaborazione delle informazioni personali

Le basi legali per la nostra elaborazione delle informazioni personali come parte del processo di reclutamento includono:

  • i nostri interessi legittimi (come sintetizzato sopra nella Sezione 3) (che non sono annullati dagli interessi di protezione dei dati o dai diritti e dalle libertà fondamentali del titolare, in particolare tenendo conto delle garanzie che mettiamo in atto, ad esempio quelle delineate nella Sezione 4 sopra);
  • il rispetto degli obblighi legali applicabili, anche in materia di immigrazione, salute e sicurezza e/o leggi e regolamenti sul lavoro;
  • l'adozione di provvedimenti prima dell'instaurazione di un rapporto di lavoro con il titolare, durante la valutazione della candidatura;
  • nelle circostanze in cui i dati sono stati resi pubblici;
  • nei casi in cui disponiamo del consenso del titolare per farlo. Laddove abbiamo richiesto il consenso al trattamento dei dati personali, il titolare ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento;
  • per proteggere i diritti e gli interessi dell'Azienda e delle sue affiliate, i nostri dipendenti, richiedenti e altri, come richiesto e consentito dalla legge applicabile.
     

Il titolare può scegliere di non fornirci dati personali.  Tuttavia, se non diversamente indicato, laddove vengono richieste delle informazioni, queste sono necessario per rispettare un requisito legale o per la valutazione dell'instaurazione di un rapporto di lavoro con il titolare (o dell'avvio di tale rapporto). 

Per domande o ulteriori informazioni sulla base legale su cui raccogliamo e utilizziamo le informazioni personali, è possibile contattarci utilizzando le informazioni di dettaglio indicate nella Sezione 8 di seguito.

6. Tempi di conservazione dei dati

Le informazioni personali verranno memorizzate in conformità con le leggi applicabili e conservate per tutto il tempo necessario a svolgere gli scopi descritti nella presente Informativa o come altrimenti richiesto dalla legge applicabile. Ciò significa che le informazioni personali (e le informazioni personali sensibili) verranno conservate

Per i candidati:

  • in conformità con i periodi di conservazione indicati nell'Informativa sulla privacy del personale dell'azienda (nel caso in cui si entri a far parte del personale);
  • in conformità con i requisiti di legge o di lavoro in caso di mancata assunzione, a meno che il titolare non abbia fornito il consenso a una conservazione più prolungata.

Per i registranti che non hanno fatto richiesta per un ruolo:

  • per un periodo di 1 anno dopo la registrazione
  •  

7. I diritti sulla privacy dei dati

Il titolare potrebbe avere il diritto di esercitare il controllo sulle proprie informazioni personali in base alle leggi applicabili nel proprio paese. Questi diritti possono includere:

  • Il diritto di richiedere l'accesso, la correzione o la cancellazione delle informazioni personali, o che siano aggiornate. È possibile farlo in qualsiasi momento contattandoci utilizzando le informazioni di contatto fornite di seguito. 
  • Il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali o di richiedere la portabilità delle informazioni personali. Anche in questo caso, è possibile esercitare questi diritti, se applicabili, contattandoci utilizzando le informazioni di contatto indicate nella Sezione 8 di seguito.
  • Se abbiamo raccolto ed elaborato le informazioni personali con il consenso del titolare, questi ha il diritto di ritirare il suo consenso in qualsiasi momento.  Ritirare il consenso non influirà sulla liceità di qualsiasi trattamento che abbiamo condotto prima del ritiro, né influenzerà l'elaborazione delle informazioni personali condotte eseguite sulla base di motivi legali di trattamento diversi dal consenso.
  • Per i candidati residenti nello Spazio Economico Europeo o nei paesi in cui la legge applicabile offre gli stessi diritti, è possibile esercitare il diritto di presentare reclamo a un'autorità di protezione dei dati su raccolta e utilizzo delle informazioni personali da parte nostra.  Per ulteriori informazioni, contattare l'autorità locale per la protezione dei dati (Le informazioni di contatto delle autorità di protezione dei dati nello Spazio Economico Europeo, in Svizzera e in alcuni paesi extraeuropei sono disponibili su Internet)
     

Rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo da individui che desiderano esercitare i loro diritti di protezione dei dati in conformità con le leggi sulla protezione dei dati applicabili.

8. Informazioni di contatto

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa alla presente Informativa rivolgersi al dipartimento Risorse Umane locale o alle informazioni di contatto indicate qui di seguito:

North America and Latin America Region
Trend Micro Privacy Program
Trend Micro Incorporated
c/o Legal Department
225 East John Carpenter Freeway
Suite 1500
Irving
TX 75062
Stati Uniti

Email: legal_notice@trendmicro.com